Steeds meer ECD’s zijn te combineren met praktische apps. Hoe handig die ook kunnen zijn, bij een onzorgvuldige keuze of implementatie, worden ze vaak bijna niet gebruikt. Een goede pilot is daarom cruciaal voor het succes van de app. In ons vorige blog schreven we al over het belang van een projectleider en het stellen van goede randvoorwaarden voor de pilot. Maar ook als die daadwerkelijk van start gaat, zijn er nog genoeg belangrijke aandachtspunten. Daarom hier een aantal tips. 

Geef tijd om te leren 

Als u wilt weten of een app nut heeft, moet u er wel voor zorgen dat alle medewerkers begrijpen hoe die app werkt. Het is daarom belangrijk dat u hiervoor tijd vrijmaakt. Hoeveel tijd is afhankelijk van het aantal deelnemers en van hoe ingewikkeld de app is. Dit kan een paar uur zijn, maar soms ook een paar dagen of weken. Zorg dat u hier een realistische inschatting van maakt en voldoende ruimte biedt. 

Wees flexibel 

Tijd om te leren is één aspect van de planning. Daarnaast is het goed om rekening te houden met onvoorziene, vertragende omstandigheden. Soms wordt een app bijvoorbeeld nog doorontwikkeld. Dit kan de start, en daarmee uw hele planning, vertragen, met de nodige frustratie als gevolg. De rol van de projectleider is op deze momenten van groot belang. Die moet de situatie de-escaleren, deelnemers geruststellen en de draad weer oppakken. 

Luister goed 

Zodra de pilot eenmaal van start is, wordt de rol van de medewerkers cruciaal. Zij testen de app en brengen de voor- en nadelen in kaart. Goede communicatie is daarom erg belangrijk. Kies een eenduidig communicatiemiddel waarmee medewerkers gericht vragen kunnen stellen. Waar de projectleiding in eerste instantie vooral bezig is met faciliteren, verschuift de verantwoordelijkheid in deze fase naar heel goed luisteren.  

Meet zorgvuldig 

In de afrondende fase gaat het natuurlijk om het in kaart brengen van de ervaringen. De basis hiervoor is een nulmeting, die u doet voorafgaand aan de pilot. Met behulp van schaalvragen krijgt u een goed beeld van hoe men bepaalde werkzaamheden ervaart. Door diezelfde vragen nog een keer te stellen na afloop van de pilot, weet wat de meerwaarde van de app is. De voor- en nadelen kunt u vervolgens evalueren en mogelijk verbeteren in samenwerking met de app-ontwikkelaar.  

Zit er genoeg perspectief in het gebruik van de app en de samenwerking met die ontwikkelaar, dan kunt u toewerken naar een implementatie van de app in uw gehele organisatie.   

Ondersteuning 

Wilt u onderzoeken of een app meerwaarde heeft voor uw organisatie, maar laat u dat liever over aan een ervaren partij? Onze consultants functioneel beheer hebben ervaring met diverse ECD’s, verschillende apps en app-ontwikkelaars. Neem vooral contact met ons op om eens te overleggen wat het beste kan werken voor uw organisatie.  

TBA Services: Beter in beheer